Microsoft Excel 2002 udostępnia szereg funkcji i mechanizmów obsługi baz danych (zwanych również listami), które mają za zadanie ułatwić tworzenie, zarządzanie i raportowanie danych. Możliwe jest min. utworzenie specjalnych formularzy służących do wprowadzania danych, filtrowanie i sortowanie rekordów oraz automatyczne tworzenie sum pośrednich. Oprócz tego wszystkie standardowe mechanizmy Excela, umożliwiające przeprowadzanie obliczeń, formatowanie, tworzenie wykresów oraz drukowanie mogą być z powodzeniem użyte w stosunku do baz danych.
Baza danych (lista) w programie Excel jest to dowolna grupa danych umieszczonych w skoroszycie, której pierwszy wiersz zawiera nagłówki definiujące znaczenie poszczególnych kolumn danych. Nie ma potrzeby definiowania bazy danych w jakiś specjalny sposób — Excel potrafi automatycznie rozpoznać taki obszar danych. Na rysunku 10.1 przedstawiono pierwszych kilka wierszy arkusza, które zostaną rozpoznane jako baza danych.
Elementami składowymi każdej bazy danych (listy) są poszczególne pola pogrupowane w rekordy. Pole jest to inaczej mówiąc kategoria informacji. Przykładowo, na rysunku 10.1 pierwszymi trzema polami rekordu są Kod produktu, Dział oraz Koszt. Rekord jest to zbiór poszczególnych pól opisujący jeden element danych. Przykładowo, na rysunku 10.1 wiersz 2 reprezentuje rekord opisujący produkt o kodzie DBF166U, a wiersz 3 reprezentuje rekord opisujący produkt o kodzie BZX72F.
§ Poszczególne pola rekordów zawsze odpowiadają poszczególnym kolumnom bazy danych (listy), natomiast poszczególne rekordy są zawsze reprezentowane przez kolejne wiersze bazy danych (listy).
· Pracując z programem Excel możesz używać wymiennie określeń lista i baza danych — w kategoriach Excela te dwa pojęcia mają takie samo znaczenie.
Rysunek 10.1. Pierwszych kilka wierszy arkusza, który zostanie przez Excela automatycznie rozpoznany jako baza danych.
1. W oknie arkusza wprowadź unikalne nagłówki (nazwy) poszczególnych pól (kolumn) tworzonej bazy danych (rysunek 10.2).
2. Rozpocznij wprowadzanie danych począwszy od wiersza znajdującego się bezpośrednio pod wierszem zawierającym nazwy pól bazy danych (rysunek 10.3). Upewnij się, że w poszczególnych kolumnach wprowadzasz odpowiednie dane.
§ Nagłówki poszczególnych kolumn powinny znajdować się w pojedynczych komórkach arkusza. Jeżeli nazwa kolumny jest zbyt długa, to powinieneś skorzystać z opcji Zawijaj tekst (rysunek 10.4) bądź Zmniejszaj, aby dopasować. Więcej informacji na temat tych opcji znajdziesz w rozdziale 6.
§ Wprowadzając informacje staraj się unikać pomijania wierszy — pozostawiony pusty wiersz oznacza koniec bazy danych.
§ Wprowadzone informacje mogą być sformatowane w dowolny sposób (rysunek 10.4) — formatowanie nie ma żadnego wpływu na to, jak Excel traktuje bazy danych.
§ W poszczególnych polach bazy danych możesz również umieszczać formuły. Wyniki działania formuł są traktowane przez Excela tak samo jak pola zawierające „normalne” wartości.
1. Rozpocznij wprowadzanie danych zgodnie z instrukcjami podanymi w poprzednim podrozdziale. Jeżeli pierwszych kilka znaków zawartości wprowadzanego pola będzie odpowiadało zawartości któregoś z wcześniej wprowadzonych pól, to Excel automatycznie wypełni resztę pola taką zawartością (rysunek 10.5).
2. Aby zatwierdzić sugerowaną zawartość pola naciśnij klawisz Enter.lubJeżeli chcesz skorzystać z listy zawartości pól, kliknij prawym przyciskiem myszki w takim polu. Na ekranie zostanie wyświetlone menu podręczne (rysunek 10.6), z którego powinieneś wybrać polecenie Wybierz z listy, a następnie z listy rozwijanej wybrać żądaną zawartość pola (rysunek 10.7).lubAby wprowadzić zupełnie inną niż sugerowana zawartość pola, po prostu nie zwracaj uwagi na podpowiedzi Excela i kontynuuj wpisywanie danych.
Rysunek 10.2. W pierwszym wierszu bazy danych wprowadź unikalne nazwy pól danych (nazwy kolumn).
Rysunek 10.3. W kolejnych wierszach wprowadź poszczególne rekordy bazy danych (jeden rekord = jeden wiersz).
Rysunek 10.4. Formatowanie zawartości bazy danych nie ma żadnego wpływu na sposób jej traktowania przez Excela.
Rysunek 10.5. Jeżeli pierwszych kilka znaków zawartości wprowadzanego pola będzie odpowiadało zawartości któregoś z wcześniej wprowadzonych pól, to Excel automatycznie wypełni resztę pola taką zawartością.
Rysunek 10.6. Jeżeli chcesz skorzystać z listy zawartości pól, kliknij prawym przyciskiem myszki.
Rysunek 10.7. Wybranie polecenia Wybierz z listy powoduje wyświetlenie listy zawartości dotychczas wprowadzonych pól.
Formularz jest to specjalne okno dialogowe, tworzone na podstawie nagłówków pól danych (rysunek 10.8), którego zadaniem jest ułatwienie wprowadzania, edycji, usuwania i wyszukiwania rekordów bazy danych.
1. Zaznacz dowolną komórkę w obrębie bazy danych.
2. Z menu głównego wybierz polecenie Dane à Formularz (rysunek 10.9).
Za pomocą paska przewijania (rysunek 10.10) możesz przeglądać wszystkie rekordy bazy danych:
§ Aby obejrzeć następny rekord, naciśnij przycisk strzałki znajdujący się na dole paska przewijania.
§ Aby obejrzeć poprzedni rekord, naciśnij przycisk strzałki znajdujący się na górze paska przewijania.
§ Aby przeskoczyć o 10 rekordów do przodu, kliknij na pasku poniżej uchwytu przewijania.
§ Aby przeskoczyć o 10 rekordów do tyłu, kliknij na pasku powyżej uchwytu przewijania.
Aby utworzyć nowy rekord, naciśnij przycisk Nowy a następnie wprowadź odpowiednie informacje do poszczególnych (teraz pustych) pól formularza, reprezentujących poszczególne pola rekordu.
lub
Aby edytować rekord, odszukaj i wyświetl go w oknie formularza, a następnie wprowadź potrzebne modyfikacje w odpowiednich polach formularza.
Aby usunąć rekord, odszukaj i wyświetl go w oknie formularza, a następnie naciśnij przycisk Usuń.
§ Excel zapisuje zmiany wprowadzone w bieżącym rekordzie w momencie, kiedy przejdziesz do następnego rekordu bądź naciśniesz przycisk Zamknij powodujący zamknięcie formularza.
§ Jeżeli dane pole zawiera formułę, to Excel pobiera ją z poprzedniego rekordu i wykonuje niezbędne obliczenia.
Rysunek 10.8. Formularze są wygodnym mechanizmem pozwalającym na wprowadzanie, edycję, usuwanie i wyszukiwanie rekordów.
(Field name — Nazwa pola; Fields containing formulas — Pola zawierające formuły; Field containing value — Pole zawierające wartość; Record number indictator — Wskaźnik numeru rekordu)
Rysunek 10.9. Menu Dane zawiera szereg poleceń przeznaczonych do pracy z bazami danych (listami).
Rysunek 10.10. Pasek przewijania umożliwia przeglądanie rekordów bazy danych.
1. W oknie formularza naciśnij przycisk Kryteria — na ekranie pojawi się okno dialogowe kryteriów wyszukiwania (rysunek 10.11).
2. W odpowiednich polach formularza wprowadź kryteria wyszukiwania (rysunek 10.12).
3. Naciśnij przycisk Znajdź następny, aby odszukać kolejny rekord spełniający kryteria wyszukiwania.lubNaciśnij przycisk Znajdź poprzedni, aby odszukać kolejny rekord spełniający kryteria wyszukiwania.Kiedy Excel odnajdzie ostatni rekord spełniający kryteria wyszukiwania, powiadomi Cię o tym krótkim sygnałem dźwiękowym.
§ Kryteria wyszukiwania możesz wprowadzać w dowolnej kombinacji pól. Jeżeli wprowadzisz więcej niż jeden warunek, to Excel będzie wyświetlał tylko rekordy spełniające wszystkie kryteria wyszukiwania.
§ Im więcej wprowadzisz kryteriów wyszukiwania, tym dokładniejsze będą jego rezultaty i tym mniejsza ilość otrzymanych w odpowiedzi rekordów.
§ Podając kryteria wyszukiwania możesz używać operatorów porównania (tabela 10.1) oraz symboli wieloznacznych (tabela 10.2). Przykładowo, wprowadzenie warunku >100 spowoduje wyświetlenie tylko tych rekordów, które w określonym polu posiadają wartość większą niż 100.
§ Do szybkiego wyszukiwania i wyświetlania rekordów spełniających kryteria wyszukiwania możesz również użyć mechanizmu autofiltrowania. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w kolejnym podrozdziale.
Rysunek 10.11. Po naciśnięciu przycisku Kryteria formularz danych zamienia się w formularz kryteriów wyszukiwania.
Rysunek 10.12. W odpowiednich polach formularza wprowadź kryteria wyszukiwania.
Tabela 10.1. Operatory porównania
Operator
Funkcja
=
Równy
<>
Nierówny
>
Większy niż
>=
Większy lub równy
<
Mniejszy niż
<=
Mniejszy lub równy
Tabela 10.2. Symbole wieloznaczne
Symbol
?
Zastępuje dowolny pojedynczy znak
*
Zastępuje dowolny ciąg znaków
Po wywołaniu polecenia Autofiltr obok nagłówków poszczególnych kolumn pojawi się lista rozwijana zawierająca dostępne kryteria wyszukiwania. Po wybraniu określonej opcji wyświetlane tylko rekordy spełniające wybrane kryterium.
1. Zaznacz dowolną komórkę w bazie danych.
2. Z menu głównego wybierz polecenie Dane à Filtr à Autofiltr (rysunek 10.14). Excel dokona analizy danych i dla każdej kolumny utworzy listę rozwijaną zawierającą dostępne kryteria wyszukiwania.
Dla wybranej kolumny rozwiń listę dostępnych kryteriów (rysunek 10.15) i zaznacz żądany warunek wyszukiwania.
W oknie arkusza zostaną wyświetlone tylko rekordy spełniające zadane kryterium.
§ Aby wyświetlić wszystkie rekordy bazy, z menu głównego wybierz polecenie Dane à Filtr à Pokaż wszystko (rysunek 10.14) bądź z listy rozwijanej kryteriów wyszukiwania wybierz polecenie (Wszystkie) — rysunek 10.15.
§ Aby filtrować dane na podstawie kryteriów wyszukiwania dla więcej niż jednej kolumny wybierz odpowiednie kryteria dla poszczególnych kolumn. W oknie arkusza zostaną wyświetlone tylko rekordy spełniające wszystkie zadane kryteria.
1. Dla wybranej kolumny z listy rozwijanej Autofiltr wybierz opcję (10 pierwszych) — rysunek 10.15.
2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Autofiltr 10 pierwszych (rysunek 10.17) określ czy będą wyświetlane pierwsze czy ostatnie rekordy spełniające kryterium, zdefiniuj ilość wyświetlanych rekordów oraz czy będzie wyświetlana określona ilość czy też określony procent wszystkich rekordów spełniających dane kryterium.
3. Naciśnij przycisk OK.
Rysunek 10.13. Po wywołaniu polecenia Autofiltr obok nagłówków poszczególnych kolumn pojawi się lista rozwijana zawierająca dostępne kryteria wyszukiwania.
Rysunek 10....
Ad_maiorem_Dei_Gloriam