RYZYKO W PROJEKTACH.docx

RYZYKO W PROJEKTACH

Streszczenie

Zarządzanie jest to proces ciągłego podejmowania decyzji, poprzez które  realizuje się cele. Sam  proces zarządzania odnosi się do podejmowania ryzyka, a także zmusza do  kontroli  nad fortunnością  przyjętych kroków, w trakcie dążenia do najlepszej i możliwie najszybszej realizacji danego projektu. Zarządzanie ryzykiem według międzynarodowej normy ISO 31000:2009, oraz polskiej normy PN-ISO 31000:2012 jest to takie skoordynowanie działania, które wiąże się z procesem kierowania i nadzorowania organizacją w odniesieniu do możliwości wystąpienia ewentualnego ryzyka. Aksjomat zarządzania ryzykiem, wymaga tworzenia całego szeregu rozwiązań, poprzez które będzie się chciało osiągnąć dany cel. Nie tylko zmusza to do większego wysiłku, ale i uczy by ciągle tworzyć coraz to nowsze narzędzia i sposoby osiągania wyznaczonych celów. Najczęściej popularnymi i obieranymi przez management schematami, jakie obierane są przez owych w chwili podejmowania się zarządzania ryzykiem jest Project Management Body of Knowledge. Ciut mniejszym, ale jednak niezaprzeczalnie sporym zainteresowaniem, a także częstotliwością realizacji w praktyce cieszy się także model M_o_R i PRINCE 2.

Opieranie swojej pracy na modelach zarządzania ryzykiem, jest nie tylko sposobem samokontroli, ale i ułatwienia pracy managera. Z jednej strony zabezpiecza to jego interesy, związane z realizacją samego procesu, z drugiej zaś pozwala na większy komfort psychiczny związany ze świadomością bardziej realnej realizacji konceptu.  Wobec czego praca ta przedstawi  schemat pracy wg. PMBOK ( skr. Od Project Management Body of Knowledge), a także zaakcentuje najważniejsze kwestie, związane z poszczególnymi etapami prac opartych na tego typu szablonach..

Wstęp

              Zarządzanie ryzykiem jest bezsprzecznie swoistego rodzaju działaniem związanym z podejmowaniem działań, poprzez które osiąga się cele. Skupione są one wokół kontroli nad podjętymi pracami, celami obranymi w trakcie ich wykonywania, ocenie związanej nie tylko z jakością wykonywanych prac, ale i kierunkowością obranych ścieżek rozwiązywania problemów.  Ogólnie rzecz biorąc podstawowym celem zarządzania jest ograniczenie w ogóle ryzyka, a także zabezpieczania się przed ewentualnymi jego skutkami. W praktyce stara się więc o nie wykraczanie poza granice możliwości i w większości przypadków,  wybrane projekty realizowane są na bazie metod zarządzania projektami PMBOK, M_o_R oraz RINCE 2. Projekty te to ustrukturyzowany proces pozwalający zarządzającemu na każdym etapie prac zidentyfikować, planować i zarządzać ryzykiem lub szeregiem ryzyk.

1.Metoda PMBOK

              Najbardziej popularną metodą, jak się wspomniało, służącą do zarządzania ryzykiem w projekcie jest Guide to the Project Management Body of Knowledge  w skrócie PMBOK. Proces ten składa się z pięciorga mniejszych, a są nimi procesy rozpoczęcia, planowania, realizacji, kontroli oraz zakończenia[1]. Według metodyki PMBOK Project Management Body of Knowledge  składa się z następujących procesów głównych:

1.     Planowanie jak zarządzać  ryzykiem

2.     Rozpoznanie ryzyka

3.     Jakościowa analiza

4.     Ilościowa analiza

5.     Reakcja na ryzyko

6.     Kontrola ryzyka

Nad to warto wspomnieć, że sam proces PMBOK opiera się także na pewnej zasadzie związanej z kompetencja osoby go stosującej. Odnoszą się one do sfery zdolności zarządzania integralnością projektu. Oznacza to, że osoba realizująca dane zadanie jest świadoma celu, a także kierunku wykonywania projektu. Nie stara się łączyć jego z innymi, by nie doprowadzić do pomieszania celów[2]. Manager stosujący PMBOK, musi także odpowiednio zarządzać zakresem, to jest nie może wykraczać poza granice tego co jest możliwe do osiągania, zdobycia itp. nie mniejsze znaczenie ma tu również kompetencja związana z zarządzaniem czasem, gdyż jeżeli wyznacza się cele maja one być mierzalne nie tylko pod względem efektów, ale czasu ich realizacji (S.M.A.R.T). Nie mniejszym znaczeniem odznaczają się także potrzeby związane z kompetencjami finansowymi, osób zarządzających ryzykiem w projekcie. Jeżeli potrafimy kalkulować, a także staramy się poszukiwać alternatywnych, tańszych rozwiązań, czy też zarysowujemy sobie ogólny wstępny kosztorys i jego się trzymamy w chwili realizacji prac, możemy być pewni, Zr nie poniesiemy dodatkowych niespodziewanych kosztów. Co tez oznacza wypełnienie pewnego rodzaju celu. W nowoczesnej gospodarce. Liczy się nie tylko efektywność, sprawność i gospodarność finansowa osób zarządzających. W dobie wolnego, konkurencyjnego rynku, niesamowicie ważna jest jakość. To ona decyduje o atrakcyjności każdego produktu, czy projektu. Bez zapewnienia jakości nie ma mowy o prawidłowości realizowanych działań. Jakość mówi wiele o pracy samej w sobie, a także o sposobie jej wykonywania. Jest to bezsprzecznie jeden z warunków koniecznych, jakimi musi się charakteryzować osoba realizująca prace wedle PMBOK. Reszta kompetencji to zarządzanie zasobami ludzkimi, odpowiednie zarządzanie procesami komunikacyjnymi, a także podstawowe zarządzanie ryzykiem, zaopatrzeniem czy też interesariuszami.

1.1  Planowanie jak zarządzać ryzykiem

              Podstawowym i koronnym elementem procesu zarządzania jest bezsprzecznie planowanie. Tłumaczy się ono poprzez umiejętne analizowanie wszystkich możliwych  zagrożeń, które mogą mieć charakter zmienny i nieznany ze względu na pochodzenie. Wobec czego przy procesie samego planowania potrzebny jest oczywiście czas. To on zezwala na należyte zinterpretowanie wszelkich zagrożeń. Jednakże należy pamiętać, że nie może być on zbyt długi, gdyż opóźnia to wykonanie samego planu, a także za krótki, gdyż w krótkim czasie można nie uwzględnić wystąpienia wszystkich zagrożeń[3]. W PMBoK opiera się to na procesie rozpoczęcia, to znaczy, na takim działaniu dzięki któremu można zdefiniować i zatwierdzić wybrany plan w organizacji. Jest to przede wszystkim opracowania dokumentu otwarcia, a także wypracowanie zarysu początkowego zakresu projektu[4].

W omawianym schemacie postępowania, za nim podejdzie się do realizacji istotnych zmian, kolejnymi etapami prac, a także w odniesieniu do ocen postępów projektu jest określenie konkretnych celi jakie się chce osiągać w danym czasie. Według planu proponowanego przez [5]C. Pritcharda pierwszymi częściami tego procesu jest opis i podsumowanie projektu. W tym momencie realizacji zadania należy wytyczyć najważniejsze cele szczegółowe, wymagania i właściwości operacyjne, które mogą być też celami cząstkowymi; w zależności od typu realizowanego zadania. Następnie należy odpowiednio określić  koniunkturę zarządzania ryzykiem. Na tym etapie procesu najczęściej rozważa się dotychczasowo stosowane środki zapobiegawcze, a także tolerancję interesariuszy wobec ryzyka. Kolejne punkty postępowania w realizacji planu wg. PMBOK są bardzo istotnie. Albowiem wypełnienie ich warunkuje sukces, związany z dalszym planowaniem.

              W tym miejscu należy odpowiednio rozplanować strukturę zarządzania ryzykiem, to znaczy na jakie ryzyko możemy liczyć, a także sposoby i narzędzia jakimi dysponujemy w momencie mierzenia ryzyka.

              Kolejnym krokiem jest przedstawienie i opisanie ogólnej metody, na podstawie której realizowane będą zadania. Metody te, co należy pamiętać muszą być tak dobranymi by zapewnić poprawne rozwiązanie zarządzania ryzykiem.

Całość tego etapu kończą punkty związane z alternatywnymi rozwiązaniami względem działania, a także podsumowanie metodologii, jakie pozwala na szybkie przejęcie dotychczasowych rozwiązań. Nie mniej ważna jest dokumentacja, zwana także bibliografią, będącą ogólnym spisem dokumentów oraz zatwierdzeń, na podstawie których możemy tłumaczyć obecność osób wprowadzonych do realizacji, a także odpowiedzialnych za przygotowanie i wdrożenie planu.

1.2    Rozpoznanie ryzyka

Identyfikacja ryzyka to wszelkiego rodzaju działania, których podstawowym celem jest przede wszystkim wykrycie najbardziej podstawowych źródeł ryzyka. Wtedy też logika prac wymusza na ułożenie ich według przyjętych w praktyce kategorii. Samej identyfikacji ryzyka dokonuje się wielokrotnie. Albowiem czyni się to zarówno podczas planowania, jak i w trakcie realizacji projektu. [6]Materiałami wejściowymi do identyfikacji ryzyka są:

ü       plan zarządzania ryzykiem, będący rzeczywistym efektem poprzedniego etapu,

ü       wyniki procesów planowania projektu, takie jak karta projektu, struktura podziału pracy, opis wytwarzanego produktu, harmonogram i szacunki kosztów, plany użycia zasobów, plany zamówień, listy zagrożeń i ograniczeń,

ü       kwalifikowane kategorie ryzyka. Są to przede wszystkim nazwy grup, do jakich będzie można posegregować wszelkie niesprzyjające zdarzenia, mogące pojawić się w trakcie opracowania i realizacji przedsięwzięcia. Wdrożenie idei (niekiedy nazywanych profilami) predestynuje systematyzację wszelkich ryzyk projektowych. Ważne jest tu, to aby umowne kategorie były prawidłowo dobrane, w koligacji od specyfiki projektu. Przez to mają one odpowiadać modelowym źródłom ryzyka, jakie określane jest dla danej branży lub też obszaru wykorzystania produktu. Wedle nomenklatury, do tych najczęściej wyróżnianych kategorii ryzyka zaliczamy: ryzyko techniczne, ryzyko związane z zarządzaniem projektami ryzyko organizacyjne oraz ryzyko zewnętrzne,

W opracowywaniu projektu pod względem rozpoznania bardzo potrzebne są dane historyczne, które mogą także opierać się na informacjach z wcześniej realizowanych projektów. Proces identyfikacji ryzyka w metodyce PMBOK może być wspierany wieloma narzędziami i technikami. Wydaje się to oczywiste, gdyż przewidzenie, jakie zdarzenia mogą istotnie wpłynąć na niezrealizowanie planowanych zadań projektowych jest czynnością trudną i nie zawsze w pełni możliwą do wykonania.

Do technik takich zaliczamy:

ü      oględziny materiału źródłowego, która istnieje już od momentu identyfikacji ryzyka.

ü      techniki gromadzenia informacji o źródłach zagrożeń, do których należą: burze mózgów, techniki delficką, ankiety oraz analizę mocnych stron, słabych stron, szans i zagrożeń (SWOT),

ü      listy kontrolne. Są to proste i skuteczne narzędzia identyfikacji ryzyka. Główną wadą list kontrolnych jest to, że nie można stworzyć ewidencji wszystkich potencjalnych zagrożeń projektowych,

ü      analiza założeń projektowych, która identyfikuje ryzyko wynikające z niedokładności, niespójności lub niekompletności założeń,

ü      techniki oparte na diagramach, pozwalające na łatwą identyfikację symptomów ryzyka a także na odpowiednie ułożenie schematów przyczynowo skutkowych.

Osoby zarządzające ryzykiem otrzymują listę najważniejszych źródeł ryzyka. Ryzyko to uporządkowane jest według ustalonych kategorii, a także obleczone jest podstawowym spisem czynności wyzwalających. Czynności te to przede wszystkim wszelkiego rodzaju symptomy, sygnały ostrzegawcze i zawiadomienia, poprzez które możemy zauważyć wedle której ścieżki jesteśmy w stanie dojść niepomyślnego zdarzenia. Zaznaczyć tutaj warto, że proces takiej realizacji wypada adekwatnie usystematyzować i projektować ujednolicenie całości procesu ...