Emr4.doc

4/3.2.3               Błędy w dokumentach

ubezpieczeniowych

Na podstawie danych ZUS można wyróżnić najczęściej popełniane przez płatników składek błędy. To zestawienie jest przydatne głównie tym płatnikom, którzy wypełniają dokumenty w papierowej formie, tj. firmom, które zatrudniają mniej niż 20 pracowników. Pewne uwagi mogą również dotyczyć elektronicznej formy wypełniania dokumentów. Te ostatnie odnoszą się przede wszystkim do zmian obejmujących ubezpieczenia zdrowotne.

Identyfikacja płatnika
i ubezpieczonego

Bardzo duża część błędów dotyczyła identyfikacji płatnika i ubezpieczonego. We wszystkich dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi należy podawać:

·         w przypadku płatnika składek - numery NIP i REGON, a w razie gdy płatnikowi, który jest osobą fizyczną, nie nadano tych numerów lub jednego
z nich - numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu, po nadaniu płatnikom numeru NUSP, obowiązkowe będzie podawanie przez płatników numerów NUSP i NIP;

·         w przypadku ubezpieczonego - numery PESEL i NIP, a w razie gdy ubez­pieczonemu nie nadano tych numerów lub jednego z nich - serię i numer dowodu osobistego albo paszportu.

Jeżeli płatnik składek w zgłoszeniu płatnika lub ubezpieczonego nie podał co najmniej dwóch identyfikatorów, miał obowiązek przekazania ich do Zakładu w trybie przewidzianym dla zgłaszania zmian danych (formularze ZUS ZIPA lub ZUS ZIUA) do końca stycznia 2000 roku. Jak wynika z danych ZUS cześć płatników nie dopełniła tego obowiązku. Najwięcej błędów wynikało jednak z braku konsekwencji
w podawaniu jednolitej nazwy skróconej, zgodnej z nazwą podaną w zgłoszeniu płatnika oraz w podawaniu innych niż podane w zgłoszeniu identyfikatorów numerycznych. Na przykład: numer REGON ma 9 lub 14 znaków. Płatnicy często zmieniali strukturę numeru nie wpisując zer na początku lub na końcu numeru, co powodowało ostatecznie niezidentyfikowanie dokumentu w kontekście płatnika składek w systemie komputerowym.

Zgłoszenia płatników wielooddziałowych

Częstym błędem był nieprawidłowy sposób zgłaszania się przez dużych płatników wielooddziałowych. Każdy płatnik powinien identyfikować się własnym numerem NIP i REGON. W styczniu 1999 r. wiele oddziałów tego samego podmiotu zgłosiło się i rozliczało jako odrębni płatnicy podając takie same dane identyfikacyjne

Stan na styczeń 2002

i w konsekwencji na jednym koncie ewidencjonowano dokumenty rozliczeniowe wielu płatników, z czego – zgodnie z rozporządzeniem z dnia 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych oraz kolejności zaliczania wpłat składek na poszczególne fundusze, rozliczany był komplet dokumentów wypełniony najpóźniej. Po otrzymaniu własnych numerów NIP i REGON oddziały, zamiast wyrejestrować swoich pracowników, a następnie ich zarejestrować jako płatników
z nowymi identyfikatorami - nieprawidłowo złożyły dokumenty zmiany danych iden­tyfikacyjnych płatnika na formularzu ZUS ZIPA, co spowodowało zmianę danych wszystkich podmiotów, które wcześniej złożyły zgłoszenia z tymi identyfikatorami. System sam z siebie nie mógł bowiem odróżnić na jednym koncie płatnika, którzy ubezpieczeni należeli do danego oddziału. Nieprawidłowe postępowanie oddziałów doprowadziło w konsekwencji do zupełnego chaosu na koncie płatnika, a w kon­sekwencji do nieprzekazywania składek do OFE.

Dane identyfikacyjne ubezpieczonych

Kolejnym problemem było zgłaszanie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika, który został przejęty w całości lub częściowo przez innego płatnika.
W sytuacji gdy w wyniku połączenia dwóch przedsiębiorstw, jedno z nich przejmuje zobowiązania wynikające z zawartych z pracownikami umów o pracę w trybie art. 231 Kodeksu pracy (umowy nie są rozwiązywane), płatnik składek nie ma obowiązku wyrejestrowywania pracowników z ubezpieczeń i ponownego ich zgłaszania, musi natomiast dokonać zmiany danych płatnika składek.

Błędy techniczne

Płatnicy odpowiadają również za błędy w danych ubezpieczonych. Częstym błędem jest brak konsekwencji w podawaniu jednolitych identyfikatorów ubezpieczonych. Na różnych formularzach podawane są zamiennie PESEL i NIP, podczas gdy ten ostatni powinien być podawany wyłącznie w przypadku braku numeru PESEL. Płatnicy nie zgłaszają również we właściwym trybie zmiany nazwiska ubezpieczonego, np. osoby zmieniającej stan cywilny. Przy wypełnianiu danych osobowych ważne jest również, aby dokładnie wypełniać dane adresowe: kod pocztowy, miejscowość, gminę. Pozostawienie pustego pola „gmina” uniemożliwia sprawdzenie kodu pocztowego. Niezależnie od zgłoszenia osób ubezpieczonych, na płatniku składek ciąży również obowiązek zgłoszenia członków rodziny osoby ubezpieczonej do ubezpieczenia zdrowotnego (jeżeli tego nie dokonał współmałżonek) na formularzu ZUS ZCZA lub ZUS ZCNA. Najczęściej spotykanym błędem jest brak numeru PESEL członka rodziny.

Dane identyfikacyjne płatnika

Często spotykanymi błędami są błędy techniczne. Są one związane z elek­tronicznym przetwarzaniem dokumentów. Niestaranne wypełnianie dokumentów powodowało problemy z odczytaniem zapisanych informacji, a nawet odrzucenie

dostarczonych dokumentów. Wielu płatników wypełniało kolorem zielonym, często cienkopisem lub flamastrem utrudniając tym samym odczyt (dokumenty należy wypełniać kolorem niebieskim bądź czarnym, najlepiej długopisem). Bardzo ważnym jest również, aby dokumenty trafiające do ZUS nie były pogięte, poplamione, podziurkowane czy zszyte ze sobą. Masowe przetwarzanie uniemożliwiało również przekazywanie przez płatników kserokopii oryginalnych, kolorowych formularzy – w ta­kich sytuacjach dokumenty były wprowadzane ręcznie, co znacznie utrudniało i opóź­niało ich przetwarzanie.

Kolejna grupa najczęściej spotykanych błędów dotyczy kwestii merytorycznych. Najwięcej popełnianych błędów polegało na niewypełnieniu przez płatników składek bloku pierwszego („Dane organizacyjne”) zgłoszenia, informującego o tym, czy jest to pierwszorazowe zgłoszenie, czy też korekta ewentualnie zmiana danych we wcześniej wypełnionym zgłoszeniu. Częstym błędem było też niewy­pełnienie przez płatników składek „Daty wypełnienia” i niezłożenie podpisów płatnika
i ubezpieczonego w bloku ostatnim.

Duże kłopoty sprawiło płatnikom ustalenie właściwego kodu ubezpieczenia oraz zgłoszenie osoby z tym kodem do właściwych ubezpieczeń społecznych (wszystkie kody można znaleźć w podrozdziale 4/3.2.2). Problemy były zwłaszcza
z dobrowolnymi ubezpieczeniami chorobowymi. Przy zgłaszaniu do dobrowolnych ubezpieczeń społecznych należy pamiętać, iż objęcie tymi ubezpieczeniami następuje od dnia wskazania we wniosku, nie wcześniej jednak, niż do dnia, w którym ten wniosek został zgłoszony.

Pewne problemy również w dokumentach ubezpieczeniowych spowodowała nowelizacja ustawy wprowadzająca obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Należy pamiętać, że umowy zlecenia i umowy o dzieło  zawarte z własnym pracownikiem rodzą obowiązek zgłoszenia do wszystkich ubezpieczeń, podobnie jak samoistne umowy zlecenia. Wyjątek stanowią tutaj samoistne umowy o dzieło, które nie stanowią tytułu do ubezpieczeń (szerzej w podrozdziale 4/2.2).

Właściwy kod ubezpieczenia

Wiele wątpliwości wśród płatników składek budziło również zgłaszanie osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński. Kłopoty pojawiły się już przy zgłaszaniu tych osób w akcji styczniowej w 1999 roku, kiedy płatnicy zgłaszali wszystkich swoich ubezpieczonych. Należało wówczas zgłosić osobę przebywającą na urlopie wychowawczym jako pracownika, ponieważ stosunek pracy z tą osobą nie został rozwiązany. Następnie w imiennych raportach miesięcznych wykazać kwotę wypłacanego zasiłku wychowawczego (jeśli był przez płatnika wypłacany) w raporcie ZUS RCA lub ZUS RNA i przerwę w opłacaniu składek

w raporcie ZUS RSA lub ZUS RGA. Za osobę przebywającą cały miesiąc na urlopie macierzyńskim płatnik powinien złożyć wyłącznie ZUS RSA lub ZUS RGA z wykazaną kwotą zasiłku macierzyńskiego. Niezależnie od tego osoby te powinny same zgłosić się w ZUSie, aby mieć opłacane składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Ostatnia nowelizacja ustawy (z 11 stycznia br.) zmieniła sposób zgłaszania osób przebywających na urlopie wychowawczym lub pobierających zasiłek macierzyński. Od dokumentów rozliczeniowych za czerwiec 2001 roku płatnicy składek zobowiązani są do zgłoszenia i rozliczania tych osób, przy czym zgłoszenie następuje poprzez wykazanie danej osoby odpowiednim kodem 12XXXX w imiennym raporcie miesięcznym.

Błędy zakładów pracy chronionej

W przypadku zakładów pracy chronionej pojawiły się błędy związane ze sposobem wypełniania stopnia niezdolności do pracy i niepełnosprawności. W przy­padku ubezpieczonych zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, w kodzie tytułu ubezpieczenia zaszyfrowany jest stopień niepełnosprawności ubezpieczonego. W polu 03 bloku X formularza ZUS ZUA znajduje się również informacja o stopniu niezdolności do pracy. W przypadku braku orzeczenia o niezdolności do pracy należy wpisać kod 01. Istnieje również przełożenie stopnia niezdolności do pracy na niepełnosprawność (niestety nie ma odwrotnej zależności). Częściowa niezdolność do pracy to lekki stopień niepełnosprawności, całkowita niezdolność do pracy – umiarkowany stopień, całkowita niezdolność do pracy i samodzielnej egzystencji – stopień znaczny.

W przypadku pola „Dane o Kasie Chorych” płatnicy często mylą datę przystąpienia do kasy chorych (tożsamą z datą powstania obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego) z datą wejścia w życie reformy zdrowotnej. Przy wypełnianiu dokumentów w tradycyjnej formie nie wolno zapominać o własnoręcznym podpisie.

Ostatnia grupa błędów związana jest z ostatnimi zmianami w ustawie o ubez­pieczeniach zdrowotnych (z 20 lipca 2001 roku, opublikowana 27 sierpnia 2001 roku) i odpowiednim wypełnianiem kodów ubezpieczeniowych:

1.               Przy zgłaszaniu cudzoziemca posiadającego wizę pobytową z prawem pracy, kartę czasowego pobytu lub inne uprawnienia do ubezpieczenia zdrowotnego na for­mularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA w bloku III (dane identyfikacyjne) powinien być wpisany numer NIP oraz seria i numer paszportu, a w razie braku NIP, co najmniej numer i seria paszportu. Jeżeli seria i numer paszportu są dłuższe niż liczba pól przewidzianych w dokumentach, należy wykazać sekwencję składającą się z serii
i kolejnych cyfr numeru mieszczącą się w przeznaczonych do tego polach. W bloku IV (dane ewidencyjne) w polu 06 należy wpisać X. W bloku XI (dane o kasie